Le métier d'Office Manager | Gestion quotidienne d'une structure

Descriptif du poste Office Manager

Sous la responsabilité des dirigeants, l’Office Manager, à la fois véritable appui pour la direction et maillon clé au sein de l’organisation prend en charge toute ou partie de la gestion administrative d’une TPE- PME/Start-up ou d’un service d’une grande entreprise, et coordonne et gère un grand nombre d’autres responsabilités et missions telles que la gestion de services généraux, la comptabilité, la gestion administrative et financière, les ressources humaines, la gestion de projets, etc… afin de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise.
Les qualités requises pour être un bon Office Manager sont les suivantes :

Organisé.e & rigoureux.se

Pragmatique & structuré.e

Sens de communication

Polyvalent .e/ Multi-tâches

Autonome & pro-actif.ve

Les missions de l’Office Manager

Gestion administrative

Collecte et classement des documents administratifs
Participation à l’optimisation des coûts de frais généraux
Traitement du courrier entrant et sortant
Gestion des contrats et de la relation avec prestataires/partenaires

Office Management

Coordonner le fonctionnement des locaux : commandes de fournitures, du matériel de bureau et gestion des prestataires
Participer à l’organisation d’évènements internes et externes
Assurer la cohésion et l’esprit d’équipe

Comptabilité

Travaux préparatoires à la comptabilité (numérisation des pièces comptables, mise en place d’outil en ligne de collecte, classement et saisie de factures et autres pièces comptables)
Contrôle, suivi des factures clients et fournisseurs
Assurer les échanges avec le cabinet d’expertise comptable
Contrôle de la comptabilité et des transactions bancaires
Elaboration des documents dédiés à l’administration fiscale (TVA, etc…)

Gestion des ressources humaines

Démarches administratives liées à l'embauche
Affiliations mutuelle et prévoyance
Assurer les échanges avec le cabinet d’expertise comptable
Relation avec les organismes sociaux (Retraite, Mutuelle, URSSAF, OPCA…)
Suivi et mise à jour des éléments liés aux salariés
Rôle de médiateur quant à l'administration du personnel

Options pour exercer sa profession

L’office manager peut exercer au sein d’une TPE-PME, d’un cabinet d’avocats, de conseils, de start-ups à plein temps mais aussi en freelance selon son choix.

Ci-dessous vous trouverez une liste de sites pour vous aider dans vos recherches de postes :

Guide de l’emploi – Consultez les Jobs Office Manager

Plateforme collaborative de communication - Rejoignez le Slack dédié au métier d' Office Managers

Plateforme de communautés - Participez & échangez avec la communauté Meetup Office Managers Paris